Dicas para uma assembleia bem sucedida

30/04/2018
A boa comunicação pode ser um fator decisivo para o sucesso da assembleia

Quando vão para uma assembleia, o Síndico e seus conselheiros já têm em mente o que desejam. Quais pautas querem ver aprovadas. Quais objetivos querem alcançar.

Mas será que todos estão preparados? Todos têm a habilidade de comunicação clara, o discurso objetivo, as palavras corretas, a retórica necessária?

Minhas experiências em assembleias mostram que falta muito para que os Síndicos e seus apoiadores utilizem a comunicação a seu favor. Percebo que em infraestrutura muito foi aprimorado. Temos telões, microfone, datashow, lanchinhos, aparelhos eletrônicos de votação… tudo perfeito, mas quando o Síndico ou o Presidente da mesa começam a falar, é um Deus nos acuda!

É bem verdade que a arte de se comunicar bem é um talento nato em algumas pessoas. São aqueles oradores invejáveis que, independentemente do local, público ou tema, sempre se saem bem e são aplaudidos. Mas acredito que, com esforço, dedicação e treino, é possível que pessoas comuns se tornem bons comunicadores.

Para isso, deixo aqui algumas dicas que, se não ajudarem o Síndico a ter sucesso em sua assembleia (pois nesse tipo de evento tudo pode acontecer), ao menos vão contribuir para deixar a reunião mais leve, objetiva e interessante.

Antes da assembleia treine sua apresentação com seus pares.

É muito comum no mundo corporativo gestores e líderes passarem por um processo de “media training”, que nada mais é que uma sabatina de perguntas e respostas que podem surgir durante uma crise. Por isso, quando vemos na televisão um CEO dando uma entrevista tão seguro e com boas respostas sobre um fato que ocorreu minutos antes, pensamos “puxa, como ele é articulado”. Na verdade o que ocorreu foi que ele treinou exaustivamente para aquela situação e naquele momento está colocando em prática o que aprendeu. Se o Síndico simular a assembleia fazendo a apresentação com antecedência para seus conselheiros e apoiadores, com certeza muita coisa será entendida, aprendida e ele terá a oportunidade de adequar e melhorar sua apresentação e discurso antes da fatídica assembleia.

Convicção sim! Arrogância jamais.

Antes de qualquer coisa, o Síndico precisa estar preparado, conhecer a fundo os temas propostos e não ter medo de tomar uma posição. Veja bem, quando digo “tomar posição” não estou dizendo uma postura inflexível e arrogante de não aceitar a decisão e opinião do seu público. Mas sim uma posição de quem é conhecedor da causa, do assunto e por isso pode defender e opinar com convicção e firmeza. Se o Síndico se debruçou em um assunto por meses, ele tem o direito de mostrar qual o caminho que entende ser o melhor para o condomínio.

Tome cuidado com os números e gráficos. Menos é mais!

Não vamos nos enganar, assembleia é um evento chato. É muito mais divertido estar em casa vendo um bom seriado, no cinema ou brincando com os filhos do que participando de longas discussões sobre assuntos que muitas vezes beiram o absurdo (dentro de um condomínio parece que só NÓS somos os guardiões do bom senso, não é mesmo?). Mas já que moramos em condomínio e compartilhamos um mesmo espaço, a Assembleia é um mal necessário. Por isso, o Síndico deve partir do princípio de que ser objetivo, claro e rápido nas informações que serão apresentadas são posturas cruciais para que a assembleia seja menos “dolorida”. Nada de apresentar milhões de tabelas com números pequenos e gráficos confusos. Foque no essencial. Lembre-se de que “menos é mais”.

E por último, tenha em mente que você está em uma assembleia, não em um ringue.

Alguns moradores participam de assembleias apenas com o objetivo de tumultuar e dificultar o desenvolvimento da pauta. Jamais entre nesse embate. Peça ajuda ao Presidente para intervir e advertir caso a discussão fuja da pauta. Receba as críticas sem levar para o lado pessoal. Tenha empatia, coloque-se no lugar daquele que está criticando e tente entender a colocação e a posição de cada um. Ter uma postura receptiva, boa vontade e disposição para ouvir já é meio caminho andado para uma assembleia de sucesso.

Claudio Marcondes é Diretor de Criação da Brother Cast e Sócio do Canal Condomínio. Pós-Graduado pela USP em Comunicação Digital. Faz parte do Conselho de seu condomínio e ajuda o síndico a fazer uma Boa Assembleia.